Office Manager:in / Assistenz Geschäftsleitung

Standort:            Zürich

Pensum:             40-60%

Das erwartet Dich:

Als Office Manager:in

• betreust Du unser neues Zürcher Büro beim Helvetiaplatz (House of Communication) und bist für die Betreuung unserer Mitarbeitenden und Gäste sowie für die internen Büroräumlichkeiten zuständig
• liegen Dir Büromanagement & Verantwortungsübernahme für einen reibungslosen Alltag des Consulting Teams in Zürich im Blut.
• fungierst Du als Ansprechperson für neue Kollegen

Als Assistenz Geschäftsleitung

• greifst Du der Schweizer Geschäftsführung bei organisatorischen und operativen Tätigkeiten unter die Arme, gerade weil die beiden Geschäftsführer zwei nette Chaoten sind – aber dafür lustig und sympathisch 😊
• erstellst Du eigenverantwortlich unter anderem Präsentationen, Protokolle, Excel Berichte und Besprechungsunterlagen
• findet die Kommunikation zu externen Dienstleistern (z.B. mit dem Facility Management oder den Veranstaltungslocations) über Dich statt
• koordinierst und organisierst Du Termine, Meetings und Veranstaltungen (intern und extern)
• kümmerst Du Dich ausserdem um die Organisation und Verteilung des Postein- und ausgangs, Kuriersendungen und Paketanlieferungen
• übernimmst Du die Planung von Terminen der Geschäftsleitung & die Reiseplanung und -buchungen

Mit was Du uns begeisterst:

• Berufserfahrung im Bereich Management Assistenz, Front Office oder in einem angrenzenden Gebiet (Administration, Marketing, HR, Vertrieb)
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen, insbesondere mit Outlook, Excel und PowerPoint
• Du pflegst einen zuvorkommenden und professionellen Umgang mit Mitarbeitenden, Kunden und Dienstleistern und zeichnest Dich durch Deine kommunikative und freundliche Persönlichkeit aus
• Sehr gute Organisationsfähigkeiten und Spass am teamorientierten Arbeiten 
• Eine vorausschauende, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fliessendes Deutsch & Englisch sind Voraussetzung
• Du hast mindestens eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung, idealerweise aus den Bereichen Büromanagement oder ähnlich
• Du warst früher in der Wirtschaft (mit akademischer Ausbildung) unterwegs und willst jetzt den (leichten) Widereinstieg.

Wir rechnen mit einem Arbeitsvolumen von ca. 50%, sind hier aber flexibel, solange sichergestellt ist, dass du Montag bis Donnerstag (optional Freitag) im Office sein kannst (1/2 Tag würde reichen).