Chaos Verhinderin* (Assistenz der Geschäftsleitung/Workspace Verantwortliche*)

b.telligent - smart data. smart decisions. smart people.

b.telligent ist eine auf Analytics und Data Management spezialisierte technologieunabhängige Beratung. Mit über 300 Mitarbeiter:innen an zehn Standorten in der Schweiz, Deutschland, Österreich, und in Rumänien unterstützt b.telligent Unternehmen in sämtlichen Projektphasen, angefangen bei der Strategie über die Analyse, Konzeption und Implementierung bis hin zu Betrieb und Weiterentwicklung der Lösung. Der Fokus liegt dabei auf der Optimierung von digitalen und datengetriebenen Geschäftsprozessen sowie Kunden- und Lieferantenbeziehungen. LOVE DATA? JOIN THE TEAM!

Das erwartet Dich:

• Als Chaos Verhinderin* betreust Du das neue Basler Büro in der Innenstadt und bist für die Betreuung unserer Gäste und den internen Büroräumlichkeiten zuständig
• Du griffst der Geschäftsführung bei organisatorischen und operativen Tätigkeiten (Monatsabschlüsse, Vertragsunterlagen etc.) unter die Arme, gerade weil die beiden Geschäftsführer zwei Chaoten sind – aber dafür lustig und sympathisch 😊
• Eigenverantwortlich erstellst Du unter anderem Präsentationen, Protokolle, Excel Berichte und Besprechungsunterlagen
• Ausserdem kümmerst Du Dich um die Organisation und Verteilung des Postein- und ausgangs, Kuriersendungen und Paketanlieferungen
• Büromanagement & Verantwortungsübernahme für einen reibungslosen Alltag der Geschäftsführung liegen Dir im Blut.
• Du fungierst als Ansprechperson für neue Kollegen (u.a. Beratung, Vorbereitung Empfangsmappe, Office-tour…)
• Die Kommunikation zu externen Dienstleistern (z.B. mit dem Facility Management oder den Veranstaltungslocations) findet über Dich statt
• Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und Veranstaltungen (intern und extern)
• Planung von Terminen der Geschäftsleitung & Reiseplanung und -buchungen für Mitarbeitende und Kandidaten* übernimmst Du
• Die 4 Tage Anwesenheit im Büro und die Möglichkeit für 1 Tag im Home-Office die Woche können auch halbtags ausgeübt werden (optimalerweise vormittags) und nach Bedarf auch nachmittags – wir sind flexibel.

Was Du mitbringst:

• Berufserfahrung im Bereich Management Assistenz, Front Office oder in einem angrenzenden Gebiet (Administration, Marketing, HR, Vertrieb)
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen, insbesondere mit Outlook, Excel und PowerPoint
• Du pflegst einen zuvorkommenden und professionellen Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern und zeichnest Dich durch Deine kommunikative und freundliche Persönlichkeit aus
• Sehr gute Organisationsfähigkeiten und Spass am teamorientierten Arbeiten 
• Eine vorausschauende, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fliessendes Deutsch & Englisch sind ein MUST, Französisch wäre ein Plus
• Du hast mindestens eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung, idealerweise aus den Bereichen Büromanagement, Eventmanagement, der Hotelbranche oder der Reisebranche
• Du warst früher in der Wirtschaft (mit akademischer Ausbildung) unterwegs und willst jetzt den Widereinstieg.
• Wir lieben nicht nur Daten sondern auch Kaffee – wenn Du Lust hast unserem Barista-Team beizutreten… der Rahmen für Dein Barista-Zertifikat ist schon bereit 😉